Một thùng tinh dầu mới về Lê Mai không vào kệ ngay. Trước đó, nó đi qua kiểm định GC-MS, ghi chép lot number, và lưu trữ ở nhiệt độ thấp. Bài này ghi lại các bước đó.
Thùng tinh dầu cập bến
Mỗi lần một nhà cung cấp gửi tinh dầu mới, thùng được dán nhãn đầy đủ: tên thực vật, vùng trồng, lô sản xuất, ngày chiết xuất. Lê Mai chỉ mua từ những nhà cung cấp có đầy đủ documentation theo chuẩn EOBBD (Essential Oil Botanically and Biochemically Defined).
Thùng được mở trong phòng kín, tránh ánh nắng. Nhiệt độ phòng dưới 20°C để tinh dầu không bay hơi mất các phân tử dễ bay nhất, vốn quyết định hương đầu (top note).
Kiểm tra hồ sơ và xuất xứ
Mỗi mẻ đi kèm hồ sơ giấy: Certificate of Analysis (CoA), Safety Data Sheet (SDS), Origin Certificate. Hồ sơ được scan và lưu vào sổ batch cùng với ảnh chụp thùng và nhãn.
Nếu tinh dầu là organic, phải có chứng nhận từ tổ chức được công nhận (USDA, EU Bio, ECOCERT). Nếu là wildcrafted, phải có ghi chú nguồn thu hái và mùa.
Thiếu một trong các hồ sơ này, mẻ bị từ chối ngay, không nhập kho. Đây là rào cản đầu tiên.
Mẫu nhỏ gửi GC-MS
Khoảng 5ml tinh dầu được rút ra từ thùng, đóng vào lọ nhỏ và gửi tới phòng phân tích GC-MS (Gas Chromatography-Mass Spectrometry). Đây là phương pháp phân tích hoá học chuẩn cho tinh dầu.
Kết quả về sau 5-7 ngày, dạng danh sách các phân tử thành phần kèm tỷ lệ. Lê Mai so sánh kết quả với benchmark của loại tinh dầu đó. Ví dụ tinh dầu bạc hà lục phải có 30-50% l-menthol, dưới ngưỡng này là pha tạp.
Cảm quan · màu, độ trong, mùi
Song song với GC-MS là kiểm tra cảm quan. Một giọt nhỏ trên giấy thử mùi, để khô và quan sát từng giai đoạn bay hơi.
Màu phải khớp mô tả. Độ trong phải đúng. Hương đầu, hương giữa, hương cuối phải xuất hiện theo thứ tự đúng. Nếu một mùi lạ xuất hiện ở bất kỳ giai đoạn nào, đó là dấu hiệu của pha tạp hoặc oxy hoá.
Lot number ghi vào sổ
Sau khi cả GC-MS và cảm quan đều pass, lot number được tạo và ghi vào sổ batch riêng của Lê Mai. Số gồm: ngày nhập kho, mã nhà cung cấp, số thứ tự mẻ trong năm.
Mọi sản phẩm sau này dùng tinh dầu từ mẻ này đều mang lot reference. Khi có vấn đề với một bánh xà bông hay chai dầu massage, lot number truy ngược về tinh dầu cụ thể là việc của một phút.
Nhiệt độ và ánh sáng
Tinh dầu được sang chai thuỷ tinh tối màu, đóng nắp kín, đặt trên giá trong phòng kho ở 12-15°C. Không nắng trực tiếp, không gần nguồn nhiệt.
Một số tinh dầu nhạy oxy hoá hơn (citrus, một số resin) được ưu tiên dùng trước. Một số bền hơn (sandalwood, vetiver) có thể giữ 2-3 năm.
Mỗi tháng, một mẫu nhỏ của mỗi mẻ được kiểm tra lại để xác nhận chất lượng chưa giảm. Lot nào có dấu hiệu oxy hoá được dùng ngay hoặc loại.
Một thùng cập bến. Một mẻ vào sổ. Một lot số được tạo.
Tinh dầu chưa lên kệ. Chưa pha vào xà bông. Chưa ra với người dùng. Quy trình bắt đầu từ đây.
A new shipment of essential oil at Lê Mai does not go straight onto the shelf. Before that, it passes through GC-MS verification, lot number records, and cold storage. This piece documents those steps.
The shipment arrives
When a supplier sends a new batch, each drum is fully labelled: botanical name, growing region, production lot, extraction date. Lê Mai only buys from suppliers with full documentation per the EOBBD standard (Essential Oil Botanically and Biochemically Defined).
The drum is opened in a closed room, away from sunlight. Room temperature is kept below 20°C so the lightest molecules, which determine the top note, do not evaporate.
Documentation and origin
Each batch comes with paperwork: Certificate of Analysis (CoA), Safety Data Sheet (SDS), Origin Certificate. The paperwork is scanned and saved alongside photos of the drum and label.
If the oil is organic, it must carry certification from a recognised body (USDA, EU Bio, ECOCERT). If wildcrafted, it must have notes on the harvest source and season.
Missing any of these and the batch is rejected on the spot, never entering inventory. This is the first filter.
A small sample to GC-MS
About 5ml is drawn from the drum, sealed in a small vial, and sent to a GC-MS lab. Gas Chromatography-Mass Spectrometry is the standard chemical analysis method for essential oils.
Results return after 5-7 days, in the form of a constituent list with percentages. Lê Mai compares the result against the benchmark for that oil. For example, spearmint must contain 30-50% l-menthol; below this threshold means adulteration.
Sensory · colour, clarity, scent
Alongside GC-MS comes the sensory check. A single drop on a smelling strip, allowed to dry, observed through each phase of evaporation.
Colour must match the description. Clarity must be right. Top, middle, and base notes must appear in the correct sequence. An unfamiliar note at any stage signals adulteration or oxidation.
The lot number is logged
When both GC-MS and sensory pass, a lot number is generated and entered in Lê Mai's own batch ledger. The number includes: intake date, supplier code, sequence number for the year.
Every product later made with oil from this batch carries the lot reference. When a question arises about a soap bar or a massage oil bottle, tracing it back to the specific oil takes a minute.
Temperature and light
The oil is transferred into dark glass bottles, sealed, placed on shelves in a storeroom at 12-15°C. No direct sunlight, no nearby heat sources.
Some oils are more oxidation-sensitive (citrus, certain resins) and are used first. Others are more stable (sandalwood, vetiver) and can be kept for two to three years.
Each month, a small sample from every batch is retested to confirm quality has not declined. Any lot showing oxidation is used immediately or discarded.
A drum arrives. A batch enters the ledger. A lot number is born.
The oil is not yet on the shelf. Not yet in soap. Not yet with the user. The process begins here.